Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE, JÄSENREKISTERI

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry

Osoite:Paciuksenkatu 19, 00270 HELSINKI

Puhelin: 09 473351

Sähköposti:seija.pohjalainen@allergia.fi

Yhteyshenkilö:Seija Pohjalainen

sekä

Yhdistys:Oulun Seudun Astma- ja Allergiayhdistys ry

Osoite:Kansankatu 53, 90100 Oulu

Puhelin:0440404045

Sähköposti:oulu.astmajaallergia@gmail.com

Yhteyshenkilö:Sami Honkonen

 

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry:n jäsenyhdistysten jäsenien henkilötietoja.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus, ja rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä. Henkilön suostuessa henkilötietojensa tallentamiseen jäsenrekisteriin hän suostuu samalla niiden luovuttamiseen valitsemalleen yhdistykselle jäsenrekisteriin tallentamista varten.

Henkilötietoja kerätään jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden tai palveluiden toteuttamiseksi.

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana ja jäsentietojen ylläpito. Rekisteröidyn henkilötietojen ja allergisiin sairauksiin, ihosairauksiin ja astmaan liittyvien terveystietojen käsittely perustuvat rekisteröidyn antamaan suostumukseen jäseneksi liittyessä.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry:n jäsenyhdistysten jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
  • Rekisteröidyn syntymäaika
  • Rekisteröidyn sukupuoli
  • Rekisteröidyn postiosoite
  • Rekisteröidyn puhelinnumero
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn terveyttä koskevat tiedot niiltä osin, kun ne liittyvät allergisiin sairauksiin, ihosairauksiin tai astmaan  
  • Lisäksi yhdistys kerää jäseniltään lyhytaikaisesti säilytettäviä tietoja. Näitä ovat erilaisiin tapahtumiin, retkille tai muihin tilaisuuksiin kerättävät ilmoittautumistiedot, joissa yhteystietojen lisäksi voidaan kysyä ruoka- ja muut rajoitteet, osallistuvat perheenjäsenet, mahdollisesti passinumerot. Tiedot hävitetään tarpeen päättyessä, viimeistään kahden kuukauden kuluttua.

Huomioidaan kuitenkin tiedot, joita koskee kirjanpitolaki, jolloin säilytysaika on 6 vuotta.

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

 

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry:n jäsenrekisterijärjestelmään (KILTA), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenyhdistyksille lähetettävät ja yhdistyksiltä vastaanotettavat jäsenten henkilö- ja terveystiedot lähetetään ja vastaanotetaan salattuina lähetyksinä.

 

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan ainoastaan jäsenen omalle yhdistykselle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden tai palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

 

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin ja tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on jäsenyhdistyksen jäsen.

Jäsenen pyynnöstä tiedot poistetaan välittömästi, muutoin jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään raportointia ja seurantaa varten seuraavan kalenterivuoden.

Aineistot, joita koskee kirjanpitolaki, säilytetään 6 vuotta.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä kuukauden kuluessa pyynnöstä; saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Liiton jäsenrekisterissä käsiteltävät henkilötiedot ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Henkilötiedot toimitetaan postitse tai ne ovat noudettavissa Allergia-, Iho- ja Astmaliitosta.

 

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Seija Pohjalainen, sähköposti seija.pohjalainen@allergia.fi

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Seija Pohjalainen

Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry

Paciuksenkatu 19, 00270 HELSINKI

 

12. Muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 22.5.2018.